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浅论科技档案管理
【摘 要】科技档案是科学技术成果的载体，是直接记述、反映科技活动的历史记录，科技档案管理工作在科研管理工作中的地位和作用越来越引起人们的重视，本文重点阐述了科技档案的概念、特点，阐明了科技档案是科学技术发展的重要保证，分析了科技档案管理存在的问题，以及针对存在的问题提出了初步设想与解决措施。
【关键词】科技档案;重要性;存在问题;解决措施
科技档案是企业在从事生产、经营、管理活动中形成的具有保存价值的科技文件材料，它是企业发展的见证，是企业扩大再生产的决策依据，也是企业发展的生命源泉。随着社会进入信息时代和知识经济时代，科学技术在社会各领域中得到了广泛应用，人们对记载科技成果及信息的科技档案的检索、查阅、分析和研究也越来越重视，做好科技档案管理工作已成为企业建设与发展的一项重要任务。
1 科技档案的概念
科技档案是指企业在生产、基建、科研等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是企业档案管理的重要组成部分。科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。
2 科技档案的特点
(1)专业性：科技档案的专业特点是科技档案最突出的特点之一，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一，例如科技档案工作管理体制的确立、科技档案的整理分类等，都建立在科技档案专业性特点的基础上。
(2)种类和类型的多样性：在各门类档案之中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言，由于科技生产活动中的多专业性，导致其伴生物--科技档案在种类上的多元化;以类型而言，科技档案是所有门类档案中，类型最丰富多样的一种。
(3)成套性：相对于其他档案，科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。
(4)现实性：科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
3 科技档案的重要性
科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。科技档案的重要性在于：
1)科技档案是科技发展的催化剂;
2)科技档案是知识形态的生产力;
3)科技档案是企业文化的重要组成部分，是企业成功的金桥;
4)科技档案是经济效益和社会效益的表现形式。
4 科技档案管理目前存在的问题
加强科技档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，而从目前一些机关、高校、事业单位、科研机构与企业的科技档案管理工作来看，存在着各种各样的问题，主要表现在以下几方面。
4.1 单位领导重视程度不够
单位领导更注重生产环节这些可以产生直接经济效益的部分，而因为档案的管理工作一般都是在最后的环节来进行，短期内无法看到由其带来的效益，因此对于科技档案管理所能产生的经济效益并没有一个直观的认识，在思想意识上没有上升到一个高度，使得科技档案管理工作的发展比较迟缓。
4.2 科研人员档案意识不强
在工作中，科研人员对于自己产生的科研成果一般都看的非常重，不愿将自己的文件向档案管理部门归档，而是私自保管，这就造成了科技档案的丢失和不完整性;有时即使向档案管理部门归档，也会拖延时间，无法保证文件资料保存的时效性与完整性。
4.3 科技档案管理人员素质有待提高
有些单位认为科技档案管理仅仅是收发的工作，便将没有档案专业知识的或没有合适部门安置的人员安排在档案管理部门，使得科技档案管理人员开发科技档案的意识差，也使得科技档案管理工作效率和工作质量极低。
4.4 科技档案管理投入不足，自动化管理水平低
由于科技档案管理涉及软、硬件的投入，经济实力不强的企业单位，科技档案管理投入的经费就少，管理条件与信息化建设发展缓慢，造成科技档案管理落后，基本处于手工操作状态，这是难于适应信息化建设对科技档案管理工作的要求的。
4.5 科技档案管理难度大
由于科技档案多数以图纸、图表加文字说明等形式反映工程的技术，不仅数量多、笨重不便于折叠、文件材料鉴定与归档存在困难，而且科技档案查、借阅手续复杂，大多数档案工作人员不愿意管理科技档案。
5 加强科技档案管理的解决措施
针对科技档案管理工作目前存在的问题，可以从以下几方面着手解决。
5.1 强化全体人员档案意识
在日常的科研生产中，大力宣传、贯彻《档案法》，使《档案法》贯穿于各级领导干部和职工的头脑中，增强档案意识，使其对科技档案管理工作有一个新的认识。
5.2 加强科技档案管理的基础设施建设
企业单位应对科技档案管理投入必要的财力与物力，加强档案工作基础设施建设，配置与现代化档案管理相适应的设备设施。
5.3 建立健全规章制度，实现规范化管理
建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，制定科技档案管理工作的标准规范，同时加强思想教育、提高职业道德水平，将科技档案管理工作建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。
5.4 过程参与，严格执行科技档案管理规程
要严格按照科技档案管理规程，做好科技档案的收集、整理、保管等工作，做到科研、生产、基建等活动归档的文件资料完整、准确、系统。同时科技档案管理人员应积极参与到科技档案形成的相关工作中去，以保证及时收集科技档案资料，保证科技档案信息的完整、系统、准确。 5.5 解放思想，转变观念
多年来，科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型，这在很大程度上禁锢了科技档案的开发利用，也限制了科技档案在经济生活中的作用，反过来又影响和制约了科技档案事业的自身发展。因此，各企事业单位的档案工作者，要切实树立一种开放的、主动提供服务的、注意经济效益的新观念，从思想上、行动上实现转变。
5.6 加强科技档案信息化建设
科技档案信息化建设要以档案管理现代化为基础，以档案信息数字化、档案利用网络化为目标，实现档案信息系统与单位信息系统有效链接，便于档案信息资源的开发利用。要把档案信息化建设作为企业信息化建设的重要组成部分，进行统筹规划，使得档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。
5.7 提高科技档案管理人员的整体素质
档案管理队伍素质的高低决定着档案事业发展的成效，因此要加强对专兼职档案人员的培训。档案工作者应成为多面手，除了学习档案知识、档案应用系统知识等有关档案管理的基础知识之外，还要学习计算机知识等信息化知识;不仅要熟悉档案管理业务，还要掌握相关的专业技术知识，开拓视野，提高工作效率。
5.8 与时俱进，不断创新
档案工作人员应与时俱进，不断创新，做创新性人才，进一步解放思想，抛弃不适宜的观念与做法，创新服务机制，拓宽科技档案服务领域，提高业务水平，实现科技档案工作在理论上、体制上、机制上的创新，适应时代和科技发展的需求，使得科技档案管理工作更好地为企业单位的事业发展服务。
6 结语
做好科技档案管理工作，对企业的改革发展具有重大作用和意义，企业应重视科技档案管理工作，使得科技档案更好地为企业的健康发展保驾护航，提高企业的工作质量和工作效率。科技档案工作是一项发展社会经济和科学技术的不可或缺的专门事业，它作为社会主义现代化建设的重要组成部分，其管理工作将随着社会发展而不断推进提升，今后一定会出现更多的新情况、新问题，需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高，这样才能适应现代企业快速发展对科技档案信息的需求，才能更好地创新科技档案管理工作。
【参考文献】
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浅谈加强科技档案管理
摘要：作为一个工程单位，建立健全和完善档案管理制度，对企业进行科学管理有着重要的意义。本文针对工程建设项目全部资料项目建议书、可行性报告、设计、招投标、征地拆迁、施工、竣工验收等文件，如何整理成册归档，实施有效的管理，形成了立体式建档模式，为科技档案的综合开发利用建立科学、方便、快捷的途径，提出自己的见解。
关键词：档案管理;工程建设;途径。
中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：
引言
随着现代社会的进步与经济的飞速发展，创新已经是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。因此，档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机智和管理的创新。
1、 提高认识，加强领导是科技档案管理的保证
档案是一项涉及面广，内涵丰富，外延广泛，综合性较强的工作。首先应该提高认识，加强领导，从建立健全档案管理体系入手，形成完善的管理网络，从而使档案工作更好的服务于工程建设。
2、完善制度，夯实基础是科技档案管理的前提
在日常工作中，我们把完善档案管理制度作为档案工作的重点，结合《中华人民共和国档案法》、《档案保密制度》、《档案立卷归档制度》、《档案利用效果制度》、《档案鉴定销毁清册》、《科技档案交接制度》及《交接清单目录》、《科技档案归档接收登记单》，使档案管理工作有章可循。
3、突出重点，抓好一般科技档案管理的主要手段
近几年，白山市工程建设进入全面攻坚阶段，项目多，任务重，尤其在“九五、十五”计划以来，我市新改建工程项目迅猛增加，随之而来的是科技档案信息数量日渐增多，这就要求我们档案工作人员能够广泛、迅速、准确、精炼地提供科技档案信息，为白山工程建设服好务。我们把科技档案的分类、立卷、归档、接收做为档案管理工作重点来抓。从而带动了其他档案工作的管理。科技档案在前几年没有引起我们足够重视，管理水平与科技的发展步伐有一定的差距。可是随着近几年工程建设的快速发展，我们逐步意识到加强科技档案管理的必要性，这既是科学技术发展的需要，也是我们的行业管理迈向规范化的要求，为此，在抓好一般管理工作的基础上，把管理重点放在工程建设的科技档案上。
针对原有科技档案管理体系不健全，管理措施薄弱情况，专门成立了由科技人员组成的科技档案管理小组。以保证科技资料能够准确、完整、系统地立卷归档。同时结合建设工程的特点，制定了《科技档案分类编号办法》和《科技档案编号说明》。分门别类地进行了档案的立卷归档。在编制档案号上，根据房屋和市政工程的不同情况，把科技档案按房屋建设工程和市政基础设施工程进行分类编号。在此基础上，又按照公共建筑、居住建筑、道路、桥梁等工程项目进行了细致的划分。这样，对工程建设项目全部资料项目建议书、可行性报告、设计、招投标、征地拆迁、施工、竣工验收等文件整理成册归档，形成了立体式建档模式，为科技档案的综合开发利用建立了科学、方便、快捷的途径。
4、着眼未来，提高层次是保证科技档案发展的关键
在信息化近程越来越快的今天，信息技术日新月异地向前发展，科技档案工作也不例外，我们应该改变以往的档案管理模式，网络技术在档案工作中的应用是大势所趋，档案资料就是一个大的信息库，我们应把着眼点放在档案管理的现代化问题上，随着办公自动化的普及发展，利用网络技术将档案管理与其它管理工作有机地结合起来，改变档案管理滞后的现象，在提高工作效率的同时，提高档案服务质量和利用率。
5、开发信息，加强服务是搞好科技档案发展的根本动力
档案信息资源的提供利用是档案信息资源由静态转化为动态，它体现着档案工作的目的和方向，开展利用档案信息资源并服务于工程建设，为领导决策提供基础保证。
随着档案带来的不断发展，全社会档案意识的不断增强，档案利用、服务的地位日益突出，档案利用率也不断提高。而档案利用率的提高对促进工程建设， 经济效益有很大的帮助。档案工作是一项服务性工作，档案信息资源的开发利用是档案工作服务性的具体体现。要增强开发档案信息资源的能力，以适应工程建设的需要。在服务范围上，要由内向型转变为内外结合型;在服务方法上，要变被动为主动，提高服务质量;在服务方式上，要由封闭变为开发式;科技档案的管理既要有责任心，还要细心，这样才能反映出科技档案是知道和服务于工程建设，它将成为工程建设中不可或缺的信息源和数据库，为我们的城市建设和发展提供详实、准确的信息
6、借用知识管理的先进信息技术,提升档案管理的技术水平
知识管理并不是企业管理的全部,也并不是与企业其他方面的管理相对立。知识管理只是从创造价值的角度考察企业的所有运作,并将企业的知识管理渗透到战略管理、市场营销、人力资源管理、生产管理等方面,从而使知识管理成为所有管理的中心和关注的重点。实施知识管理需要强大的现代信息技术支持,比如,知识管理体系中的通讯网络、群件技术、推拉技术、多维度分析技术、数据挖掘技术等, 这些技术不一定都适合档案部门,但档案部门肯定能从中受益。因此,借助企业实施知识管理的机会,带动档案工作信息化建设的升级,是档案工作实现自我发展的一条捷径。
结束语
规划档案工作者应在档案创新管理工作上投入更多的精力,进行更深层次的思考,采取更有效的措施。档案创新管理工作是未来档案利用的必然趋势,通过档案工作者的共同努力,档案机构必定能够改变档案工作的现状,有效发挥档案工作的优势,为工程建设保驾护航。
参考文献：
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[2]罗纯文.对我国档案管理的几点看法探讨[j].中国新技术新产品，2008，(10)：57.
[3]林胜华.张丽华.浅谈我国国有企业档案管理若干问题及控制措施[j].管理学家,2010,(2)：29-30.
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