档案信息化管理论文

发布时间：2021-08-02 来源：问答库

　　档案是一种很重要的记录，它保存了很多有价值的文字、图像、资料等，而档案信息化管理，指的是统一的规范和组织之下，在档案管理活动中运用现代信息技术，下面是由小编整理的档案信息化管理论文，谢谢你的阅读。

　　档案信息化管理论文篇一

　　浅谈档案信息化管理

　　摘要：档案是一种很重要的记录，它保存了很多有价值的文字、图像、资料等，但目前很多企业和机构的档案管理存在不规范的现象。要想解决这些问题，就需要采取网络信息技术，对档案进行统一规范的管理，本文针对如何运用信息化技术来保存和管理档案做了一系列的探讨，希望对广大的信息管理者能够有所帮助。

　　关键词：档案信息化管理资料规范

　　档案信息化管理，指的是统一的规范和组织之下，在档案管理活动中运用现代信息技术，对档案资源进行科学的处置、管理和利用。档案信息化管理也是一项长期性的工作，只有做好了这项工作，才能够提升档案管理和利用的水平。

　　一、档案信息化管理的优点和缺点

　　(一)方便快捷

　　传统的档案管理存在纸张容易受潮、查找不方便的缺点，但如果建立一个电子档案，不但查找方便，还能提高办法效率。因为计算机的运算速度极快，而人工操作很慢，容易出错，反复查阅还会使纸张受损，但电子档案却不会存在原件受损的情况。人们在建立电子档案的时候，按照档案的类型进行收集、统计和查阅，缩短了时间，方便快捷。

　　(二)能够实现资源的共享

　　传统的档案管理由于是手工操作，所以无法实现资源共享、交流，给各部门之间的工作造成一些不便，而电子档案利用网络通信工具来传输，瞬时间可以完成大量信息的传递，还可以重复传递，不存在资料被人占用了，另一人就无法占用的缺点。人们既可以交流和传递部门之间的信息，也可以随时查阅和分享不同时期的信息。

　　(三)容易被侵扰和盗取

　　虽然档案信息化管理存在方便快捷、资源共享的优点，但由于计算机网络的大环境存在一定的复杂性，如果计算机系统和网络本身就存在缺陷，或者是安全措施不够，就会给网络黑手可乘之机，使档案资源和数据资料被盗取或者被侵扰和毁坏。

　　(四)技术上不全面

　　在建立电子信息档案的时候，需要把纸质档案上的内容用扫描仪或者其他设备来输入到电脑中，形成电子档案，但目前我国很多单位和机构都采用的价格便宜的平板扫描仪，这种扫描仪虽然经济实惠，但速度跟不上，无法在短期内将档案资料转化为电子档案。

　　二、如何加强档案信息化管理

　　(一)完善安全措施

　　由于网络环境存在很多不安全因素，电子档案容易被盗，所以必须要建立一个安全防范措施，设置文件保密措施，采用身份认证、权限认证的方式控制档案登陆系统，安装杀毒软件，定期对计算机进行杀毒，并且对档案和数据进行及时的备份，防止黑客或者其他人员侵入系统。

　　(二)创建标准的档案管理体系

　　标准、规范是电子档案管理的重要原则，档案管理部门首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配备齐全的设备。另外，还要多渠道、多层次的收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

　　(三)提高工作人员的技能和水平

　　传统的档案管理模式已经不能再适应单位和机构对档案的利用和需求了，因此，要改变传统的档案管理模式，就必须提高档案管理人员的技能会水平。首先要对他们进行计算机信息技术方面的培训，让他们熟悉计算机操作，在工作中能够得心应手。另外还要让他们树立起职业道德和工作责任心。

　　(四)更新管理理念

　　一些单位和机构认为生产力和经济效益才是重要的，档案管理只是次要的，不要大费周章。这种管理理念是错误的，档案是单位和机构的重要历史资料及依据，能在决策的时候起到重要作用，如果不重视它的管理，将会造成一些不好的后果。因此，管理人员应该更新管理理念，建立符合时代要求的档案意识，转变封闭、保守、落后的思想观念，将被动式的管理转变为主动式的管理。

　　(五)注重管理的效益

　　档案信息化管理是一项巨大的系统工程，需要单位和机构投入一定的物力、人力、财力，所以必须注重信息化管理的效益。根据自身的实际、需求、基础，将利用率较高的档案进行数字化，利用率不高的档案则无需数字化，否则会浪费大量的人力、物力、财力。

　　三、档案信息化必须实现的几个内容

　　(一)档案信息的数字化

　　档案信息的数字化也是档案管理信息化的基础，传统的档案管理是以纸质档案管理为主，信息化管理则需要把这些纸质的信息转变为数字化的内容，通过电子扫描仪的方式转化为数字形式，再由计算机直接进行管理。此外，还要在平常的管理中推行无纸化办公，实现档案信息的数字化。

　　(二)档案查找的自动化

　　传统的档案查找方式是在纸质档案中进行翻查，不但不方便，效率还很低。纸质档案经历的时间如果较为长，很容易发生遗失和损坏的现象。通过登录网络客户端来进行检索和查找，其速度和效率是传统的检索工具无法比拟的。

　　(三)档案资料的网络化

　　在过去，人们如果需要查阅档案，还要亲自到档案室进行查找，并且办理查阅手续，不但浪费时间而且显得很麻烦。如果实现了档案资料的网络化，工作人员便可在网上登陆自己的权限或者账号，进入客户端，直接进行检索，大大的提高了档案管理的方便度和效率。

　　(四)档案管理的安全化

　　档案资料、信息虽然上传到了网上，可是如果不采取加密措施，就很容易被泄露。还有一些企业或者机构使用的档案客户端并不安全，既没有安装防火墙，也没有定期杀毒，这就存在一定的安全隐患。所以，除了要设置加密措施以外，还要提高档案传输的安全性。

　　四、总结与体会

　　如今，档案信息化管理已经成为企业信息建设中的一部分，并且关系到企业的日常运行，如果档案不齐全，就很难了解企业以往的资料及情况，更难以做出正确的决策。因此，必须对档案进行信息化管理，实现档案管理的科学性与合理性。

　　参考文献：

　　[1]张亚伦.信息化环境下高校档案工作者角色定位[j].中国档案，2013(3)：56-57.

　　[2]郑锋安燕.档案信息化建设研究[j].信息通信，2013(1)：106-107.

　　[3]韦群利.浅谈房地产电子档案信息化的管理与使用[j].商情，2013(5)：76-77.

　　[4]王丽娟.浅谈计算机在档案工作中的应用[j].科技信息，2013(3)：226-226,261.

　　[5]韩艳艳.加强信息化建设提升企业档案管理水平[j].科技信息，2013(3)：222-222.

点击下页还有更多>>>档案信息化管理论文

共2页:
上一页
1
2
下一页

副标题#

　　档案信息化管理论文篇二

　　档案信息化管理的探讨与研究

　　摘要：档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化——新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。

　　关键词：档案管理信息化问题原则策略

　　一、当前档案信息化管理面临的问题

　　电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

　　(一)面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

　　(二)面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

　　(三)技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

　　(四)人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

　　二、档案信息化应遵循的原则

　　(一)规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

　　(二)安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

　　(三)效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“ 热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益;利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

　　三、推进档案信息化的策略

　　(一)建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

　　(二)完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

　　(三)提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

　　(四)加强人才建设。档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

　　述上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

　　参考文献：

　　[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[j].办公自动化,2008,123(1):56-58.

　　[2]马海涛.高校档案管理信息化建设探析[j].山东教育学院学报,2008,(4).

　　作者简介：

　　李华(1977-)，女，汉族，硕士，大学本科学历，研究方向：档案管理。

　　
看了“档案信息化管理论文”的人还看：

1.档案管理信息化建设探析论文

2.文书档案信息化管理存在的问题与对策论文

3.浅谈档案信息化建设与工程档案管理论文

4.企业档案管理信息化建设探讨论文

5.浅析信息化档案管理方法的变化和发展