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电子文件与电子档案的保护
[摘 要]随着信息技术和网络技术的发展，电子文档在工作中逐渐取代了纸质文档，随之而来的电子文件与电子档案的保护工作也日益受到了档案管理工作的高度重视。本文结合自身工作实际，从电子档案的特点出发，在载体、环境、维护、检测、病毒防护等方面对电子文件与电子档案保护措施进行探讨。
[关键词]电子文件;电子档案;保护
一、电子文件的概念及其保护
(一)电子文件的概念及种类
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件具有两个基本特征：一是电子文件是由电子计算机生成和处理的，其信息是以二进制数字代码的形式记录和表示的，所以也称“数字文件”;二是电子文件具有文件的各种属性，具有特定的用途和效力。
电子文件按着不同的分类方法可分成不同的类型。
1.按电子文件信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、影像文件、声音文件等。
2.按文件功能分类，可分为主文件、辅助性文件、和工具性文件。主文件是指表达作者意图，行使职能的文件;支持性文件是指生成和运行主文件的软件;辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
3.按文件生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。
(二)电子文件的保护
电子文件的保护包括电子文件载体保护和电子文件信息保护两个方面。
1.电子文件载体的保护
电子文件是由磁性载体和光盘承载的。保护电子文件载体要求做到以下几点：一是库房温湿度应控制在17°到20°之间，相对湿度应控制在35%到45%之间，以避免磁性载体粘合层脱落，光盘变形以及记录信息丢失等;二是防止灰尘、光线和有害气体，以避免盘基在老化、变质、损坏、磁粉脱落以及产生色斑等;三是、防止外来磁场破坏记录信息，影响读出效果;四是防止机械磨损和强烈震动，避免载体划伤、弯折和纪律信息的损坏。
2.电子文件的保护
电子文件的保护一般采取以下几项技术措施：
(1)保障计算机信息系统的安全。(2)信息加密技术。(3)签署技术。(4)身份验证技术。(5)消息认证技术。(6)防火墙技术。(7)仿写技术。(8)信息备份技术。(9)防治计算机病毒。
二、电子档案的保护
电子档案是具有保护价值的，已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。对电子档案的保护应依据其特性进行保存与维护，从以下几个方面来保证电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期处于可理解，可准确提供利用的状态。
(一)保证电子档案的可用性
1.电子档案载体的保存环境要求
一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
2.电子档案载体的检测与维护
为确保电子档案信息的可靠性和完整性，应每年对电子档案检测一次。主要检测载体表面是否损坏、变形，有无霉斑，并在相应的计算机设备控制下，对载体上的信息进行读取校验，以确定是否需要从新或更新。存贮在磁性载体上的电子档案，应每4年拷贝一次，且原载体继续保留。
3.建立电子档案维护管理的信息文档
对于电子档案的检测与维护，必须进行严格的控制与管理，以免因操作失误而造成难以弥补的损失，为此必须建立电子档案维护管理信息文档，并由工作人员就电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录。
(二)保证电子档案的可存取性
由于归档后的电子档案，大都是在不同计算机系统上形成的，其内容个事的编排也不尽一致。这种的技术和形式上的差异，必然会带来在电子档案需要进行恢复与还原时，所采用的技术方法上的不同。因此，为了对电子档案在利用中得以准确、完整并以人们理解的方式进行显示，就必须将所有与之有关的技术、数据结构定义及所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。
(三)保证电子档案的可理解性
为使电子档案的可理解性，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括：相关的其他文件系列名称、存储位置及相互关系;对电子档案内容中所引用的其他未被存贮的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释;必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。
(四)电子档案保存在电子文件阶段的要求
电子文件的生命周期包括设计、形成和使用三个阶段。为了使具有档案价值的电子文件真实可靠，且适合保存，有关保存和归档要求应在电子文件的设计阶段作出，随后的一切相应措施也应在电子文件的形成和使用阶段采取。
1.设计阶段。电子文件的设计阶段，必须根据电子文件归档后形成电子档案的保存要求提出计划。计算应明确保存电子文件所依靠的技术，规定归档的需求及保管期限。以便所设计的电子文件与系统能被有效地保存。
2.形成阶段。为严格履行电子文件归档功能，在形成阶段应对电子文件形成进行监督，已落实设计阶段提出的要求。若档案部门未参与设计阶段，则必须在形成阶段对保管问题加以解决。若在形成阶段，遇到设计阶段没有预计到的保管问题时，档案人员应及时采取措施，对系统进行改进或变更。
3.使用阶段。在电子文件使用阶段的维护，应从现行利用和档案价值两个方面着想，在对电子文件进行修改与维护后，既方便它的维护和利用，又必须实行有效的监督，使在设计和形成阶段所有保存计划得到实行。归档时，必须对归档系统进行监督和控制，以便发现或预防可能影响电子文件恢复、利用的各种变化。
因此笔者认为在对电子档案的保存过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]黑龙江人民出版社《档案保护技术》张国民、翟兴民。
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电子支付中电子现金探讨
摘要:电子现金又被称为数字现金,是电子现金公司(银行)发行并承诺其价值、可以识别其面值和验证其真伪但不可伪造的序列密码。电子现金作为纸币的电子等价物已完全可能具备货币的五种基本功能,它可通过网络系统和公共信息平台实现流通、存取、支付,因而更受商家和用户的青睐,正成为电子支付研究的热点。
关键词:电子支付 电子现金 支付
随着internet的快速发展,电子商务日益成为新的经济增长点。电子商务的核心是电子支付。电子现金虽然能很好地模拟现实生活中的纸质现金,但它的许多关键技术问题还没有完全得到解决,因而它成为了许多专家学者研究的热点问题。
一、电子现金概述
(一)电子现金的性质
电子现金在经济领域起着与普通现金同样的作用,对正常的经济运行至关重要。一个好的电子现金系统应具备以下性质:
1.系统无关性:电子现金的安全性不能只靠物理上的安全来保证,必须通过电子现金自身使用的各项密码技术来保证电子现金的安全。
2.不可重复花费性:电子现金只能使用一次,重复花费能被容易地检查出来。
3.匿名性:银行和商家相互勾结也不能跟踪电子现金的使用,就是无法将电子现金的用户的购买行为联系到一起,从而隐蔽电子现金用户的购买历史。
4.不可伪造性:用户不能造假币,包括两种情况:一是用户不能凭空制造有效的电子现金;二是用户从银行提取n个有效的电子现金后,不能根据提取和支付这n个电子现金的信息,伪造出有效的电子现金。
(二)电子现金的分类
1.根据电子现金的交易载体可分为基于账户的电子现金系统和基于代金券的电子现金系统。
2.根据电子现金在花费时商家是否需要与银行进行联机验证分为联机电子现金系统和脱机电子现金系统。
3.根据一个电子现金是否可以合法的支付多次将电子现金分为可分电子现金和不可分电子现金。
二、电子现金的影响
有了电子现金,金融事务会变得更有效率,这会导致商业机会的扩大。但时也面临着许多问题,如电子现金的税收和洗钱问题,另外电子现金会引起汇率的不稳定和整个货币供应的混乱。我们先看一下电子现金的主要好处:
(一)电子现金的好处
电子现金会有几方面使交易更有效率。
首先,电子现金会使交易较便宜,因为通过internet传送电子现金比通过传统银行系统要成本低。用传统方法传递货币,传统银行需要维持很多分支机构,职员,自动柜员机,和特定的电子交易系统。这官僚机构的间接营业成本一部分是由货币传递和信用卡支付引起的。因为电子现金使用现有的intemet网络和用户的特定计算机,电子现金的传递成本很低,接近0。
在mark twain银行,由于在internet上完成交易,传递费用和银行小费是0。低的交易成本允许小额支付,如10分或50分,变得可能,这样会鼓励一种新的音乐,影视,和计算机软件分发系统和费用结构。“超级放送”就是一个实践应用。这最终实现小额支付能力,也可以提供一种支付作者或发行商作为使用版权的电子支付方式。
第二,因为internet没有行政界限,电子现金是没有界限的。因此,在一个国家内传递和在不同国家间传递费用是一样的。现在的国际间货币传递的成本远远高出国内,使用电子现金后将显著减少。比如,现在将一小笔钱送到国外银行需要超过一个星期的时间。但一个外国银行接收电子现金,延迟将会大大减少。
第三,电子现金支付潜在地可用于任何可以上internet的个人和internet银行,而信用卡支付则局限于认证了的商店。电子现金使个人对个人的支付成为可能。因此,即使很小的商家和个人都可以将电子现金用于所有类型的交易。
以上这些的结果是新商业机会的扩大和internet经济活动的增强,甚至小的商家也可以在全世界范围与消费者交易,多国间的小商业会成为本地或地区经济的新动力。
(二)电子现金带来的问题
当然电子现金的使用也会带来很多问题:
1.税收和洗钱问题
电子现金在一些地方会引起一些问题,因为它提供国境间无缝传输。internet交易是否应该打销售税呢?假设一个中国的软件开发者使用在美国境内的服务器销售他的软件给一个日本客户,那么应按哪个国家的税率征收?由谁征收?哪个国家应该得益?国际间数字商务税收的冲突,现在只是偶尔出现,以后会加强。这个问题可能需要国际税收的全新观念。因为电子现金不可跟踪,不会留下很详细的记录给税收机构追查,税收会变得困难,即使是税收规则有所调整。电子现金的不可跟踪可能会鼓励犯罪活动,例如洗钱。将真钱用电子现金发送意味着跨国传送不会留下任何真的证据。
如果所有的电子货币是可跟踪的,就不会引起税收和其他问题,因为有交易记录留下。如果电子现金不可跟踪,类似真的现金,在电脑空间散播,税收和洗钱问题会变成严重的问题。
2.经济危机的威胁
如果银行开始以电子现金方式衍生新钱,就会有破产的威胁,连锁反应会很容易导致虚拟经济的金融危机。
如果银行发行电子现金限定在它的真实现金存款额内,并且不贷出,可以响应客户任意时间全部兑换真实现金要求。这种情况下,破产不大可能,连锁反应也有限。然而,虚拟经济的自然发展可能与真实世界并行。银行贷出电子现金超过他们的真实现金存款。这种发展会导致某个虚拟银行的破产,自然地会影响到其他银行。
在真实世界,这种风险有中央银行和协会组成的安全网络将其降到最小。在电脑空间至今还没有中央银行权力机构提供类似的安全网络。例如有些存款没有由fdic投保。
有可能每个银行都派生出一个虚拟银行。消费者到他们的银行要求将电子现金换成真实现金。如果没有足够的真实现金在手上,这可能爆发经济危机。如果没有虚拟中央银行,这种问题的风险就会增加。因此电子现金系统也需要一个中央银行。
参考文献:
[1]高虎明,张方国,王育民.电子现金的现状与展望.网络安全.2002,3.
[2]王育明,刘建伟.通信网的安全:理论与技术.西安:西安电子科技大学出版社,1999.
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