重大建设项目的文档管理工作是一项庞大的系统工程，历来是项目管理的难点问题。下面是小编精心推荐的一些工程项目文档管理论文，希望你能有所感触!
浅谈工程项目文档管理
摘要：重大建设项目的文档管理工作是一项庞大的系统工程，历来是项目管理的难点问题。加强工程建设项目文档管理，提升文档管理水平，提高文档利用效率，对工程项目的监督及今后的竣工验收具有十分重要的现实意义。文章根据目前公司的文档归档要求，同时结合目前工程项目的现状，简单谈了些自己在工程文档管理方面的看法。
关键词：文档管理、工程项目、验收
中图分类号：tu712文献标识码： a
abstract:document management of major construction project is a huge systematic project, has always been a difficult problem in project management. strengthen the management of construction project documents, improve document management level, improve the utilization efficiency of the document, which has very important practical significance for engineering project supervision and the completion and acceptance. according to the company's document filing requirements, combined with the present situation of project, simple talk about yourself in the project document management.
keywords: document management, project, acceptance
中图分类号：g271文献标识码：a
引言
随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。如何管理好、使用好建设项目文档成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目文档是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目文档管理工作。
一、充分认识建设项目文档的重要性
随着社会的发展，企业对工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。
根据国家文档局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目文档验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目文档验收或者验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目文档文档验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目文档在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目文档对建设项目日后的管理、使用、维护、扩建、有着十分重要的作用。
二、建立健全文档管理制度
建立健全文档管理制度是做好建筑工程文档管理的基础。为了加强对工程建设各阶段文档资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期就应按照国家文档管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的文档管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及文档人员在工程文档形成过程中各自所应承担的职责，规范文档资料的收集、整理，以保证工程自开始与文档跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
首先要加强对建设项目文档工作的组织领导，根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备文档管理人员或建立相应的文档工作人员网络体系;其次是加强建设项目文档管理制度建设，建立健全项目文档工作各项规章制度，建立切合实际的项目文档工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目文档管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目文档管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的文档管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目文档管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目文档的收集工作。
三、严格把好竣工验收文档资料质量关
工程竣工验收时，建设单位文档管理人员要会同工程项目管理人员，按照工程文档管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工文档的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与文档验收同步。
四、加强对工程文档管理人员的和有关技术人员进行培训的力度
一个单位建设项目文档管理的好坏，不仅与本单位的文档管理规章制度健全与否相关，更与主管文档领导的思想观念、文档管理人员水平的高低息息相关，所以，提高文档干部队伍的管理水平非常重要。文档管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。文档管理人员要增强服务意识，认清文档工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于工程文档管理工作。文档管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用;要有较强的责任心，严把工程文档质量关。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行文档知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视文档管理，掌握项目文档的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行文档验收时，才知道项目文档还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目文档工作，进行业务指导，保证文档在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。
结束语
一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目文档。加强建设项目文档管理工作，是一项长期和艰巨的任务。我们要从宣传建设项目文档的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目文档的价值和作用;其次在文档管理过程中文档管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目文档，为单位的科研、生产、管理服务。
参考文献：
[1]gb/ts0328-2001建设工程文件归档整理规范[s]. [2]da/t28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[s]. [3]国家档案局、国家发改委. 重大建设项目档案验收办法(档发[2006]2号).
作者简介：
王志梅 女 海洋石油工程(青岛)有限公司 采办工程师
廖光军 男 中国石油天然气第一建设公司 办公室主任
高晓丽 女 中国石油天然气第一建设公司 办公室副主任
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项目建设工程文档全过程管理的探讨
[摘 要]项目工程建设档案是基本建设工作的重要组成部分，极具参考价值和应用价值。建立项目工程建设档案管理的保证体系，与国际惯例接轨，实现工程档案编制方法的标准化、规范化、科学化及管理的现代化，既是工程档案管理工作的要求，也是工程建设的要求。
[关键词]项目工程建设;文档管理
中图分类号：tu-05 文献标识码：a 文章编号：1009-914x(2015)08-0202-01
引言
建设项目文档的管理，是建设项目信息管理的一项重要工作，它是项目管理人员实施项目管理，进行目标控制的基础性工作。建设项目文档管理系统将现代先进的计算机技术引入基本建设项目管理工作中，使用户脱离复杂的手工劳动，极大地提高工作效率，降低出错率，同时便于工程项目的跟踪管理。
1 项目工程建设文档管理的重要作用
1.1目工程建设档案为项目工程建设的论证、决策、设计、监理和施工提供了重要的信息和科学依据。工程项目在规划、研究论证、立项审批、勘测和设计过程中，积累了丰富、翔实、可靠的基础资料和成果。随着工程建设的展开，产生了大量的科技、施工、管理文件材料和图纸及各种类别、载体的档案资料，经过收集、整理和归档，形成一整套有价值的工程建设档案。
1.2项目工程建设档案作为工程建设活动中的真实记录，可为本项工程的建设管理、交工验收、使用、改建、维修等提供重要的依据，对其它工程的建设也有着重要的参考价值。
1.3通过项目工程建设档案管理工作的实践，能有效地促进工程项目建设管理信息系统的开发、利用和完善。同时随着工程建设管理体制的改革和工程建设监理制的实行，工程档案将为工程投资、质量控制、合同管理等工作打下坚实的基础。
1.4加强项目工程建设档案的标准化、规范化、系统化管理，将有效地加快种子工程项目工程建设档案的分类、组卷方法的科学化和手段现代化的步伐。同时也便于进一步总结新体制下的种子工程项目工程建设档案管理与国际惯例接轨的经验。
2 项目工程建设文档管理的方法
建设项目管理组织中的信息管理部门是专门负责建设项目信息管理工作的，其中包括项目文件资料的管理，因此在工程建设全过程中形成的所有文件资料，应统一归口传递到信息管理部门，进行集中收发和管理。首先在项目管理组织内部，所有文件资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据项目经理的指令及项目管理工作的需要，分别将文件资料传递给有关的项目管理人员。其次在项目管理组织外部，在发送或接收业主、设计单位、承包商、材料供应单位及其他单位的文件资料时，也应由信息管理部门负责进行，使所有的文件资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证了项目文件资料的有效管理。建设项目文件资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理员负责。作为文件资料管理员，必须熟悉有关项目管理业务，通过分析研究项目文件资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设项目管理工作中得到充分利用。
3 项目工程建设文档管理的任务和基本要求
3.1文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用的和常用的信息过程。文档管理系统是信息管理系统的基础，是管理信息系统有效率运行的前提条件。许多项目经理认为在项目中的资料太多又复杂，文件凌乱无序，查找费时，这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。
3.2edw文档管理系统有如下要求：1将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分;项目归档文档由项目管理主管或项目文档管理员将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。2常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。3日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。4提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括项目计划、数据需求说明书、模块、应用开发文档、详细设计文档、系统测试文档、系统运行维护等。
4 项目建设期文档的全过程管理
4.1建设项目管理定义项目档案管理：所谓建设项目管理是指项目管理机构在进行建设项目管理的工作期间，对工程实施过程中形成的文件资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设项目文档管理统一叫法的对象是建设项目文件资料，它们是建设项目信息的载体。
4.2项目施工阶段：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，一方面及时掌握工程进度，另一方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导检查。工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。
4.4在施工期间，为保证施工正常进行，需租用、占用场地，建设单位应向当地土地管理部门办理临时占用场地手续：为保证工程质量，工程要连续作业，需要在夜间施工的，建设单位应向当地城市管理部门申请和办理夜间施工手续。
4.5在建设后期，建设单位或主管部门应重点抓好以下工作：(1)生产领导班子的配备，包括行政和技术人员。(2)生产人员的招收、培训。(3)生产的物质资料准备，包括生产资料、能源(供水、电、气或煤)和各种协作条件。(4)参与设备安装和调试工作，包括单机调试和联动调试。(5)组织试生产，经过一定时间试生产，达到设计生产能力或使用功能后，应提请建设主管部门组织竣工验收。
4.6项目的竣工验收。建设项目按批准的设计文件所规定的建设内容全部建完，并经试运行，具备投产和使用条件时，要及时组织验收，办理固定资产交付使用手续。在此期间，建设单位或主管部门要开展的工作是：(1)建设单位、施工单位、设计部门应做好验收前的各项准备工作，主要包括：①核实建筑安装工程的完工程度，清列出已交工程和未完工程的工程量，预算价值，完工日期等一览表。②提出财务决算，并与工程的概算进行比较、分析，找出产生超差的原因。(2)建设主管部门组织验收，交付生产或使用。在建设工程初步验收后，建设单位和主管部门，应向投资的主管部门和建设主管部门提交工程初步验收情况报告和移交生产准备情况的报告，并提出竣工验收报告。(3)竣工验收后，建设单位应将竣工资料送当地城市建设档案馆
总结
为了能够做好项目档案工作，确保项目档案的完整、准确、有效，为项目整体验收打下良好基础，促进国有资产保值增值，笔者所在企业积极探索项目档案工作管理新方法，制度和计划相结合，不断创新管理方法，坚持以人为本，因地制宜地建立适合企业自身管理方式的项目档案管理体系，初步实现项目档案的全过程管理。
参考文献
[1] 黄华;关于种子工程项目工程建设档案管理的探讨j种子科技;2000年02期.
[2] 郑娣红，艾克新;退耕还林工程档案建设之我见j内蒙古林业;2003年07期.
作者简介
江艳华，女，2002年培正商学院，外语系中英文秘书专业毕业，现任职于广东大鹏液化天然气有限公司.
曹倩(1982―)，女 年四川大学，硕士研究生毕业，现任职于广东大鹏液化天然气有限公司.
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