好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，下面小编给大家分享公文管理论文，大家快来跟小编一起欣赏吧。
浅谈如何做好公文管理工作
摘 要：做好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，其对于企业单位各项工作的顺利开展都有着举足轻重的意义。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相应的加强公文管理工作的具体措施，以期对各事业单位公文处理工作的开展提供一定的参考价值。
关键词：公文管理;要求;措施
公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。
一、公文管理工作的要求
(一)注重时效性
力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。
(二)注重规范性
公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件;第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的;第三，工作环节及工作岗位的衔接性[1]。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。
(三)注重安全性
保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。
二、加强公文管理工作的措施
(一)提高对公文管理重要性的认识
加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业单位经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业单位的办公效率也就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业单位整体建设目标的一部分。
(二)加强对公文管理工作的组织领导
企业单位公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位[2]。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。
(三)切实提高办文人员综合素质
办文人员综合素质的的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障[3]。办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科技技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个网络科技技术飞速发展的时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。
三、结束语
综上所述，公文管理是企业单位经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。我们应不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业单位公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业单位未来发展服务。
参考文献：
[1]卓蓉.关于公安院校公文管理工作的几点思考[j].江苏警官学院学报，2008(06)：164-166.
[2]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[d].东北财经大学，2006.
[3]王磊.谈谈公文管理工作的规范化[j].秘书，2002(02)：19-20
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公文管理系统应用现状探讨
【摘 要】随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，公文管理系统已经普及到政府机关、事业单位、国有企业等单位，并且衍生出电子公文、电子签章等相关新定义。但是随着公文管理系统的遍地开花，公文管理系统的定义变得越来越模糊，本文根据公文管理系统的应用现状，进行简单的探讨。
【关键词】公文;管理系统;现状探讨
一、公文管理系统的必要性
所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于请示报告、下达命令的重要一部分。传统的公文归档工作，以纸质、手工操作为主，如果公文数目较多，可能造成查找与使用工作的效率降低。如果用户不能报出公文具体的标题、年份等，基于模糊的公文查询，基本无法实现。另外，由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响，需要大量的人力、物力支持。在信息化时代，计算机与局域网的广泛应用，提高了公文管理的水平，大多数撰写公文也通过电子版本完成，因此公文管理也应以电子版为主。当前，计算机已经成为办公环境中不可或缺的工具之一，随着各种政务系统、办公系统的启用，公文处理成为其中最重要的办公环节之一。区别于政府与事业单位，公文系统在大型国企特别是央企中，更加强调精细化管理。但是在企业快速增长的同时，信息化的需求非常迫切，因此各下属单位均急于建立自己的办公系统，使得企业内无法形成统一标准的信息系统，无法实现总部与二级单位间的公文共享流通，公文的流转与流通反而滞后于其他办公信息系统的建设。因此，有必建设企业内部的公文管理系统，实现集团内的公文标准化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
二、公文管理系统现状
(一)现状分析
近年来随着各单位工作任务的加强，对“下情上达、上情下达”的及时性、准确性提出了更多要求。为了确保各种公文的顺利传输，同时提高信息保密性、准确性，降低管理成本、提高管理水平，现代化公文管理系统应运而生。通过构建电子公文管理系统，利用计算机与网络实现公文传输，极大降低工作人员的劳动强度，提高公文发放与传阅速度，降低纸质文件成本问题，确保各部门、各项工作的顺利开展，实现工作流程的制度化、规范化。公文管理系统的首要工作是服务于政务事业单位的电子政务工作，但是随着信息化的普及以及国家对信息化产业的支持，同时企业为提高内部公文流转效率，执行国家公文标准与规范，国有企业也开始建设自己的公文管理系统。外资企业与私营企业由于只在与政府机关单位互通文件时才需要编制公文，因此一般情况下只需通过邮件或办公系统进行编制与审批即可满足要求。从技术而言，为保证系统的稳定性，公文管理系统大都采用主流的软件技术，如j2ee、domino、.net等，数据库采用mysql、sql server、oracle等，主要功能为公文在线编辑、公文处理流转、公文传阅、公文查询检索等。而由于各个企业对公文管理系统的定义不同，因此有些企业将公文管理系统作为重点系统进行建设，有些企业只将公文管理纳入到协同办公系统中的一部分，只作为协同办公系统的一个功能模块。
(二)面临问题
随着公文管理系统的不断完善，同时需要考虑以下问题。
1、技术平台选型。目前各企业中除公文管理系统外，还有协同办公系统、档案管理系、知识管理系统等多套系统，各系统间经常有互通互联的各种关系，因此公文管理系统的技术选型应尽量与其他系统相吻合，从而减少技术实现难度，减少重复投资。
2、保密安全性。保密性与安全性是所有信息系统的重要一环，国家已出台相关规定要求涉密文件不上网，因此公文系统只能对普通公文以及企密级文件进行处理，对于涉密文件一律走线下流程。部分企业为增加保密性与安全性，利用第三方工具对文件进行加密，保证文件只可在本地计算机上进行查阅，无法进行拷贝传阅，加强保密性的同时严重影响操作的便捷性。
3、电子签章可行性。一般地方政府机关使用电子签章进行机关内部的行文以及网上公文的发布，或打印下发至下级机关，只需从行政政令上证明其电子签章的合法行。但是对于企业而言，公章代表企业的最终决议，具有严格的规定及法律效力，因此企业在使用电子签章时，除需考虑其在网上的合法性，同时需考虑上级管理机构、地方政府、下属单位或合作机构对其电子签章的有效认证，否则电子签章将会给企业带来重大的法律隐患。
4、文档一体化需求。目前大部分企业将公文管理系统与档案管理系统划分为两个系统，但是这种方式使得文件周期被人为地割裂。所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，目前比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。而文档一体化的需求即是将公文管理系统与档案管理系统有机结合起来，实现公文起草到档案归档保存的全生命周期。
三、实施建议
为实现公文管理系统的有效实施，在系统的建设中应当充分考虑以下几点：(一)从技术上与原有的系统保持一致性，不管作为某一功能模块还是独立的应用系统，应以有效降低技术难度为前提;(二)架构设计上应同时考虑协同办公、档案管理等与之相关系统的集成;(三)为系统上线运行建立相关的流程规范与管理规范，从政策上给予系统操作支持。
四、小结
总之，公文管理系统将不断发展与完善。一方面随着国家政策与法规的不断更新，系统也需随之进行调整，另一方面随着技术的不断发展，系统的功能将会更加强大，为政府、事业单位、企业的高质、高效办公提供更有力的支持。
参考文献：
[1]孔琳俊.基于web的无纸化公文管理系统研究[j].中国教育技术装备，2007(6)
[2]周春.基于j2ee的动态工作流管理系统的研究与应用[d].沈阳理工大学：计算机软件与理论，2009
作者简介：杨宝生，男，1983.11广东普宁，大学本科，毕业院校：深圳大学，职称：工程师，从事软件架构、系统集成，工作单位：中海油信息科技有限公司。
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