档案安全管理论文

发布时间:2021-10-03
档案安全管理论文

  档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分,使档案的管理工作更加严格和规范。 下面是由小编整理的档案安全管理论文,谢谢你的阅读。

  档案安全管理论文篇一

  浅议档案安全管理工作

  摘要:档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分,是档案工作的核心内容。本文特别对突发事件时的档案安全管理工作做了一些阐述,归纳起来要做到两点,一是在思想上要提高档案者的安全防范意识和自我保护意识;二是在行动上要建立和完善重要档案的保护机制,从而保护好重要档案乃至绝大多数档案信息的安全,使档案的管理工作更加严格和规范。

  abstract:the file security management is an important component of archival work, is the archival work core issue. this particular file when the safety of emergency management has made some elaborate, sum up to do two things, first, in thinking of those files to improve security awareness and self-protection; second is to build in action and improve the protection of critical files, important files to protect the security of information and even the vast majority of files, so file management is more strict and standardized.

  关键词:档案 安全管理 突发事件 灾害 应急机制 防范措施

  keywords:archives safety management emergencies disasters emergency response mechanisms preventive measures

  作者简介:刘璐璐(1983.10-),女,山东德州人,中州大学国有资产管理处助理馆员。

  档案工作是一项长期而具体的管理性工作,它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。当前,在我国乃至整个世界范围内,公共安全面临着十分严峻的挑战。灾害事故在给人类社会造成巨大灾难的同时,也敲响了公共安全的警钟,因此档案的安全管理工作更显得重要,制定相应的应急机制和防范措施,最大限度减少因自然灾害和突发事件等原因造成的档案原件的损失,保障档案的安全,以促进档案工作健康发展。

  档案工作的安全管理不仅要落实于平时,特别是在重大灾难和突发情况来临前,更要加强管理和保护,争取使破坏性降至最低,保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题,具体要做到两点:

  一、提高档案安全防范和自我保护意识

  制定档案安全防范和保护制度,防患于未然,各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作,将灾害预防作为一项长期的工作,并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识,做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备,对已有档案文件信息要加强安全和保密意识,完善工作体制,强化安全管理。比如,平时做好档案安全的应急演练工作,确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全,正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法,严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

  二、建立和完善重要档案的保护机制

  许多重要信息一旦被毁或者失去,就很难再获得。对于一个机关,一个企、事业单位,重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此,对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

  1、对纸质文档的保护

  对于纸质档案文件来说,它受外部环境的影响很大,具体来讲,温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体,都不利于纸质文件的保存。一旦被毁,将不复存在,对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点,对其采取特殊的防灾措施,如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方,因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生,这种方法能有效防止毁灭性打击。

  2、对电子文档的保护

  相对于纸质档案文件,电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件,可以从数据存储系统中取回数据,恢复系统。

  随着信息化时代的发展,档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档,可以防止信息损失和变动。⑴归档时应对电子文件进行全面、认真的检查,电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整,真实可靠;软件产品的源程序与文本是否一致等。⑵检查归档电子文件载体的物理状态,有无病毒,读出信息的准确性等。⑶归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储,对所有归档的电子文件应做保护处理,使之置于只读状态。⑷对电子文件要定期进行安全性、有效性检查,发现载体或信息有损伤时,应及时采取维护措施,进行修复或拷贝。⑸为每一份电子文件建立必要的记录,记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性,要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性,可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。⑹在档案信息存储安全方面,增强档案信息安全和网络安全意识,并采取切实有效的技术手段和管理措施,做好身份认证和密钥管理,加强对档案管理系统的监控;保证在线管理系统的安全,对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制,安装保密隔离卡,建立备份与恢复系统,不断完善档案信息系统安全管理制度。同时,在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件,内部局域网要与一切外部网实行物理隔离;各种数据库要及时进行备份,确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。⑺在利用安全上不能只强调利用而忽视保密,也不能只强调保密而限制利用,应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度,从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作,确保档案信息的安全。

  三、结束语

  总之,档案的安全管理工作在合理规范的同时,各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则,对监测到的事件采取相应措施加以控制,对可能发生的危险情况及时处理,积极加以防范,以便在危险发生后能快速反应,使突发事件造成的损害降到最低程度,从而有效地保护档案资源。

  参考文献:

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  [2]郭汇安,丛培丽,何广源.安全工作警钟长鸣[j]. 山东档案, 2001,(05)

  [3]庞晓荣.档案工作如应对灾难的发生[b].山西档案,(2007)01-0036-02

  [4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[j].北京档案,2006,(06)

  [5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[j].江淮论坛,2007,(04)

  [6]电子文件管理研究课题组.保证电子文件信息安全的管理措施[j].科技档案,2001,(06)

  [7]张艳玲.对电子文件管理的思考[j].档案天地,2007,(09)

  [8]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[j].华北水利水电学院学报(社科版),2006(02)

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  档案安全管理论文篇二

  谈档案归档问题与档案安全管理工作

  归档最通用的定义是存储有组织的数据。归档的目的是长时间存放有组织的数据集,确保其将来能够被精细地检索。归档时有一个十分重要的问题必须要考虑,那就是档案的安全管理工作。本文主要从档案的归档问题和档案的安全管理两方面入手,以期为相关工作人员提供参考。

  一、档案的归档

  (一)档案归档流程

  1、整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。

  2、拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。

  3、编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角,反面页码写在文件左下角。另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。

  4、加盖归档章:在文件首页右上角空白处加盖归档章。

  5、填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

  6、编制归档文件目录:归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

  (二)档案归档制度

  坚持档案统一管理的原则,认真执行档案管理制度,任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确,保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值,分类整理、立卷。案卷标题简明确切,便于保管和利用。各类文件材料的归档,应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数,一般归档一份,主要的或利用频繁的文件材料归档两份(如发文、打眼文件等)。凡归档的文件材料,必须符合档案材料的归档规定,严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料,必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

  (三)归档范围

  1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位(部门)的基本职能、主要业务流程和历年归档情况,拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容(参照庆职院办发[2007]1号),反馈到各归档单位进行核实,并由归档单位(部门)负责人签字确认后形成单位(部门)归档范围。

  2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。

  3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。

  4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目,与建设项目关系密切的设备仪器文件,归入建设项目档案。

  5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件,以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。

  6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励,以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。

  二、档案的安全管理

  档案归档很重要,但是如何确保使归档档案的安全,保证其绝密性,不被投机分子盗取利用,加强对档案工作的安全管理意义重大。

  (一)档案的保密

  1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

  2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

  3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

  4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

  5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

  6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

  7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

  (二)档案保存时的保护

  温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因,调控、调节好库房的温湿度,是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14~18度为好。但我国夏季气温较高,可采取低温处理,确保纸质档案处于合适的温度环境中。

  光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大,加上红外线、紫外线照射,以及光氧化作用,纸张变色、褪色,发粘、老化、变质。因此,应采取避光措施,避免阳光直射,应当将纸质档案在暗处保护。

  根据纸质档案的性能特点,有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质,其抗虫害能力强,但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性,应密封保管,对图纸、字画档案,根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点,应折叠管饱或卷起保管,或推开平方保管。

  (三)变成电子文献

  纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价,且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小,且易于复制、保存。虽说有一定的缺点,但是终究是档案保护的重要措施。

  三、结语

  档案具有凭证性、参考性、信息性、广泛性等特点,其作用意义十分重大,对其进行归档管理,并确保档案的安全是十分必要的工作。本文便针对档案的归档及安全保护进行了简单论述,以期为相关工作者提供一定的参考。

  (作者单位:卫辉市教师进修学校)

  
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